Changer d'application métier : comment embarquer les utilisateurs ?

Un changement d’application réussi ne peut être un changement… subi. D’où l’importance d’embarquer tôt les utilisateurs pour favoriser une adhésion pleine et entière. C’est l’objectif de la 4e étape de la méthode conçue dans ce cadre par SIGMA et Sensipode.

Favoriser l’adoption

Pourquoi changer d’application ? Vais-je réussir à m’en servir ? Allons-nous vivre des bugs informatiques ?… Toute évolution des outils métiers s’accompagne nécessairement d’un certain nombre de craintes chez les collaborateurs. Au risque de rencontrer sinon peu d’adhésion voire même un rejet du projet, ces craintes doivent être entendues. Et trouver en face des réponses claires et rassurantes.

Donner l’envie du changement

C’est tout l’objet du 4e point de la démarche d’accompagnement du changement, co-construite par SIGMA et Sensipode. « Lors de cette phase clé, il s’agit de favoriser l’adoption de la nouvelle application métier en donnant envie aux collaborateurs de changer et en accélérant donc le cycle du deuil », explique Vincent Pujos, designer et co-fondateur de Sensipode. Établie par la psychologue Elisabeth Kübler-Ross, la Courbe du deuil montre pour rappel que, face au changement, chaque individu passe par 4 phases successives : le choc, la remise en question, l’engagement et la remobilisation.

Le motion design pour plus de pédagogie

Afin d’accélérer ce tempo, et de projeter les collaborateurs vers un futur souhaitable, un certain nombre d’outils existent. Très efficace dans cette situation, le motion design en fait partie. Selon Vincent Pujos, ces courtes vidéos animées de 2 à 3 minutes peuvent ainsi servir le changement à différents niveaux :

Annoncer l’arrivée du nouveau logiciel : le motion design peut être utilisé pour faire du teasing et aborder la valeur ajoutée, qui sera créée par le futur environnement applicatif.
Présenter l’application et ses fonctionnalités : s’il ne garantit pas une appropriation réussie du nouvel outil, cet apport de connaissances y contribue de façon active. Avec une première approche facilitant la prise en main.
Détailler le processus de conduite du changement : il s’agit de présenter le dispositif qui va être mis en place (actions de formation, planning, etc.) pour accompagner les collaborateurs tout au long de la migration jusqu’à la maîtrise du nouvel outil.

Permettant de rassurer, d’aider, d’expliquer et in fine, d’ôter tous « grains de sable », cette étape constitue une brique essentielle dans l’adoption collective du projet.

« Nous avons accompagné récemment une enseigne de distribution spécialisée dans le déploiement de leur nouvel outil de gestion des commandes client. L’étape de l’annonce du projet à leurs 1 000 collaborateurs a été particulièrement soignée afin de s’assurer du maximum d’adhésion à ce changement. Le dispositif mis en œuvre avec notre client utilisait 3 médias complémentaires pour couvrir tout le spectre des collaborateurs : leur lettre d’informations internes, des vidéos « teaser » utilisées dans le cadre d’une mini-série d’informations et les réseaux sociaux internes avec un espace dédié de stockage d’informations et un fil de discussion. Nous avons conçu pour notre client des outils de communication moderne qui donnent envie d’adopter les nouveautés. »

Yann FEREC, Responsable Commercial Distribution

Changement d’application métier : comment embarquer les utilisateurs ?

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Le motion design pour plus de pédagogie

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