Centrale d’informations et de prise de décisions, l’ERP (Enterprise Resource Planning) ou PGI en français (Progiciel de Gestion Intégré), est aujourd’hui un élément fondamental de la transformation digitale dans la fonction finance. Jusqu’ici employé essentiellement par les grands groupes, l’ERP attire de plus en plus l’attention des entreprises de moyenne taille, elles aussi soucieuses de mettre en place une stratégie de gestion maîtrisée. Afin de servir les enjeux stratégiques de toute entreprise, l’ERP doit inclure des fonctionnalités qui facilitent la collaboration, notamment pour s’adapter aux nouveaux modes de travail.

Rappel : qu’est-ce qu’un ERP ou PGI ?

Un ERP centralise toutes les données entrantes et sortantes d’une entreprise ; il se met à jour automatiquement, au rythme des ajouts d’informations. En fonction des objectifs de chaque entreprise, il permet le suivi transverse de différents modules comme :

la gestion des stocks
la gestion commerciale (cycle de vente)
les devis et les factures
la comptabilité
le suivi de production
la relation client/fournisseur
le service marketing
les ressources humaines

Selon ses besoins, une entreprise peut choisir d’intégrer à son ERP certaines fonctionnalités et ainsi de moduler son abonnement. À noter : on distingue l’ERP vertical de l’ERP horizontal. Un ERP vertical est spécifique à un secteur ; il répond donc à ses besoins « métier » précis. Un ERP horizontal est quant à lui plus généraliste, mais offre une couverture de fonctionnalités généralement plus large.

Les avantages d’un ERP pour la fonction finance

Dans un ERP, chaque action impacte automatiquement les données des autres modules, dans une optique de gestion globale, de gain de temps et de performance dans l’entreprise. Pour la Direction des Affaires Financières (DAF) cet outil apporte en outre une vigilance accrue. Cette vigilance facilite la prise de décisions rapide, même à partir de signaux faibles. Dans son ensemble, l’ERP est la première source de tout reporting. Ainsi, un ERP bien choisi et bien géré permet une meilleure maîtrise de l’information.

Plus largement, un ERP entraîne l’homogénéisation des données et des outils entre tous les services, mettant fin à des organisations en silos peu performantes. Finalement, l’ERP est en premier lieu destiné à faciliter et optimiser la collaboration entre les équipes.

L’ERP, un outil toujours plus intuitif et performant !

Comme de nombreuses solutions logicielles à leurs débuts, les premiers ERP – il y a déjà une vingtaine d’années – apportaient des solutions métier, notamment auprès du DAF, mais n’étaient pas optimums pour les utilisateurs. Or aujourd’hui, l’expérience utilisateur des outils est un élément différenciant qui facilite l’intégration de l’ERP dans les habitudes de travail. Si bien que désormais, les ERP modernisés, appelés ERP intuitifs, ne nécessitent pas des heures de formation : tout le monde peut les maîtriser assez facilement, indépendamment de son niveau en informatique.

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Mais, contrairement à ce que l’on peut croire, cette simplification ne repose pas que sur l’esthétique. Grâce à une meilleure lisibilité, les données sont exploitées sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme l’analyse et le contrôle de gestion. Celles-ci étant désormais possibles grâce à l’automatisation des ERP.

Pourquoi un ERP doit-il être collaboratif, a fortiori pour la fonction finance ?

Aujourd’hui, les directeurs financiers et leurs équipes sont au cœur de la stratégie de l’entreprise : leurs reportings servent de boussole. La crise sanitaire a par ailleurs été un tournant dans la gestion de la trésorerie d’un côté, et dans la transformation digitale de l’autre. Ainsi, les DAF sont les services le plus souvent en avance sur les autres quant au choix de solutions informatiques conformes à leurs besoins.

La transformation digitale du DAF : une évidence

La transformation digitale, qui suppose quant à elle la collaboration quel que soit le lieu de travail grâce au Cloud, n’a pas été un changement majeur pour la fonction finance. Et pour cause, selon une étude parue après les confinements « Looking Past Covid-19 : Five Critical Messages for CFOs » par The Hackett Group en 2020, et citée par les Échos, 88 % des DAF l’avaient enclenchée avant la crise sanitaire et 96 % prévoyaient de le faire dans un horizon de 1 à 2 an(s).

La collaboration des métiers finance avec les autres services : un critère incontournable pour l’ERP

Le télétravail n’a pas été le déclencheur en matière d’outils collaboratifs mais, d’une certaine manière, il a facilité son intégration dans les différentes équipes. Dans le cadre des ERP, la collaboration s’inscrit comme un facteur essentiel de performance sur la chaîne de valeur. Mais qui dit ERP collaboratif dit obligatoirement Cloud, avec lequel on peut travailler en simultané, échanger et stocker les données.

La sécurité d’un ERP collaboratif, indispensable pour la fonction finance

Une solution en SaaS sur le Cloud, opérable depuis n’importe quel terminal relié à Internet, peut néanmoins interroger les DAF : les données ultra-sensibles peuvent-elles toujours être conservées en sécurité ?

Afin qu’un ERP collaboratif sur le cloud soit parfaitement sécurisé, l’intervention d’une entreprise d’infogérance devient incontournable. Elle permet un accompagnement global vers une transformation digitale qui prend en compte l’ensemble des aspects, sécurité et performance inclus. Travailler avec une société spécialisée en infogérance, c’est aussi vous assurer de la disponibilité de votre ERP : vos interlocuteurs vont prendre en charge à la fois l’hébergement et la gestion de l’outil informatique, mais aussi la protection contre les cyberattaques.

Ajoutons que le Cloud ne génère pas de menaces de sécurité plus élevées qu’un logiciel physiquement intégré dans l’entreprise. Lorsque les données sont suffisamment protégées et décentralisées, elles sont moins exposées que sur des postes de travail mal protégés, parfois concernés par des actions malveillantes de vol de données.

Un outil de gestion globale tel qu’un ERP nécessite l’apport de modules collaboratifs afin d’accélérer la productivité et la performance. C’est aussi un moyen pour la Direction Finance de souder ses équipes autour d’un même projet, et de s’ouvrir aux autres métiers pour plus d’efficacité. Des prévisions de budget jusqu’au service marketing, l’ERP s’inscrit ainsi comme acteur majeur dans les outils de la transformation digitale.

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