L’implémentation d’un logiciel de Gestion des Temps et Activités (GTA) dans l’entreprise apporte plusieurs bénéfices, à la fois en termes de productivité, de transparence et de conformité réglementaire. Aujourd’hui encore, beaucoup d’entreprises fonctionnent sans ces solutions et gagneraient à automatiser les processus de gestion et de planification. Afin de mieux évaluer le coût d’un tel projet, découvrez les principaux critères qui font augmenter ou baisser le tarif d’un logiciel GTA.

Rappel : un logiciel de Gestion des Temps et Activités (GTA), qu’est-ce que c’est ?

Le logiciel de Gestion des Temps et Activités (GTA) est une solution de pilotage qui permet de gérer des plannings, des congés et absences, des pointages ou encore des notes de frais, entre autres fonctionnalités.

Ce genre de solution présente l’avantage de s’adapter à toutes les législations, tout en pouvant aussi être modulé en fonction des conventions collectives – et même des règles spécifiques à chaque entreprise (durée maximale de travail, temps de repos quotidien ou hebdomadaire, etc.).

Choisissez Sigma, éditeur et intégrateur de logiciels RH depuis plus de 50 ans, pour l’implémentation de votre logiciel de Gestion des Temps et Activités (GTA) et profitez des nombreuses fonctionnalités d’e2Time, associées à un accompagnement complet tout au long de votre projet.

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Au moment de choisir un logiciel GTA, vous allez naturellement vous assurer que la solution peut être paramétrée pour répondre à vos besoins réglementaires et métier, mais aussi veiller à avoir toutes les fonctionnalités nécessaires à disposition.

Le prix du projet d’implémentation et du logiciel de gestion des temps et activités peut être amené à varier en fonction du nombre de fonctionnalités, des différentes automatisations, des interfaces avec les autres logiciels de l’écosystème ou encore du nombre de collaborateurs, entre autres critères.

Quel est le prix d’un logiciel GTA ?

S’il n’est pas possible de communiquer le prix d’un logiciel GTA de manière générale, on peut identifier les caractéristiques du projet qui vont avoir tendance à faire augmenter ou diminuer le tarif global. Afin de bien maîtriser votre investissement et d’optimiser votre ROI, assurez-vous de bien cadrer le tout dès le départ, et n’hésitez pas à vous faire accompagner d’un intégrateur capable d’intervenir dès la phase de réalisation du cahier des charges.

Le prix de la licence / de l’abonnement

Le prix d’un logiciel GTA dépend en premier lieu du tarif de la licence (pour un format on-premise) ou de l’abonnement (pour du SaaS).

Si vous choisissez un logiciel GTA on-premise, vous allez devoir payer une licence d’exploitation, mais aussi prévoir des frais annuels liés à la maintenance. Par ailleurs, des coûts de paramétrage et d’achat éventuel de matériel pour héberger le logiciel peuvent être présents sur ce genre de projet.

Dans la grande majorité des cas, les entreprises privilégient aujourd’hui les logiciels SaaS, qui offrent une meilleure visibilité quant aux tarifs. Ils présentent également l’intérêt d’imposer moins de contraintes organisationnelles, puisqu’il n’y a pas besoin de matériel spécifique (le logiciel est hébergé directement chez l’éditeur ou intégrateur et mis à disposition de tous les utilisateurs dotés d’un support et d’une connexion à Internet).

Le modèle tarifaire d’un logiciel SaaS peut se présenter sous la forme d’un abonnement annuel ou mensuel, incluant en général les frais de maintenance et mise à jour. Mais il peut aussi être vendu avec un forfait dont le prix varie en fonction du nombre d’utilisateurs. Dans ce cas, l’offre peut évoluer si l’entreprise grandit, par exemple.

Les achats annexes pour la gestion des temps

Le projet d’investir dans un logiciel de gestion des temps et activités est assez spécifique, dans le sens où il peut impliquer l’achat de matériel supplémentaire.

En effet, si vous voulez tirer profit de cette solution pour gérer les pointages de vos collaborateurs, il va potentiellement falloir investir dans des badgeuses à relier à la solution. Un investissement à intégrer en amont du projet, pour éviter les mauvaises surprises plus tard.

La migration des données

Le prix d’un logiciel de GTA peut être plus élevé si vous devez migrer des données avant l’implémentation de la solution. Cela va être le cas, par exemple, si vous aviez déjà en votre possession des données de gestion des temps et que vous avez besoin de pouvoir les réutiliser dans le nouvel outil.

Les éditeurs et intégrateurs de logiciels de gestion des temps et activités proposent parfois des prestations de migration incluses au forfait. Anticipez bien cette partie du projet pour vous assurer d’avoir une idée claire de vos dépenses totales.

L’intégration de l’outil GTA dans votre écosystème

Vous tirerez pleinement profit de votre solution GTA si vous la connectez à vos autres logiciels, de manière à automatiser un maximum de processus. Les démarches d’interfaçage vont être plus ou moins complexes en fonction de l’environnement existant : badgeuses, logiciel SIRH, solutions de paie.

Au moment de dresser le cahier des charges de votre projet, pensez à toutes ces connexions et informez-en votre intégrateur, afin qu’il puisse vous fournir l’estimation tarifaire la plus précise possible.

Les frais de maintenance

Un logiciel GTA va avoir besoin de mises à jour, de correctifs et parfois de prestations de maintenance globale. Si vous choisissez un format SaaS, ces différentes dépenses vont normalement être intégrées à votre forfait. Mais n’hésitez pas à bien interroger votre intégrateur à ce sujet, afin de savoir par exemple quels sont les engagements en termes de mises à jour et de correctifs.

Si vous optez pour l’implémentation d’un logiciel on-premise, les mises à jour et la maintenance vont reposer sur vous. Il faudra anticiper les coûts associés et vous assurer d’avoir les ressources humaines à disposition pour gérer ce travail.

Le nombre de fonctionnalités

Plus le périmètre fonctionnel demandé est large, plus votre projet de logiciel de gestion des temps et activités (GTA) peut vous coûter cher. L’intérêt n’est pas de vous fermer l’accès aux fonctionnalités utiles, mais plutôt d’identifier vos besoins pour installer uniquement le nécessaire, et ainsi optimiser au maximum le coût du projet. Dans ce cas, l’approche modulaire offerte par les logiciels SaaS peut être très intéressante, dans la mesure où elle permet de ne prendre que les fonctionnalités nécessaires à l’instant T… Sachant qu’il sera toujours possible de rajouter de nouveaux modules plus tard assez simplement, si le contexte et les besoins évoluent.

Le support

Parfois inclus avec l’abonnement pour un logiciel SaaS, le support peut aussi être une option dans certains cas, ce qui peut faire augmenter le coût global du projet. Là encore, il convient de vous renseigner au préalable, afin de savoir ce sur quoi vous pourrez compter en cas de souci.

Un souci au niveau d’un logiciel de gestion des temps et activités peut avoir des impacts assez lourds, notamment sur l’édition de la paie. C’est la raison pour laquelle les pannes doivent être résolues le plus rapidement possible : privilégiez toujours un intégrateur qui vous offre des garanties en termes de support et de prise en charge des dysfonctionnements.

La formation des collaborateurs

Pour vous assurer de l’adoption de votre logiciel de gestion des temps et activités (GTA), la formation des collaborateurs fait partie des étapes incontournables. Ses coûts peuvent varier, car la formation sera plus ou moins longue et plus ou moins spécifique en fonction de la typologie de collaborateurs et de la nature des tâches qui vont être faites sur le logiciel.

Ne vous privez pas d’une bonne phase de formation pour économiser du budget, car vous risqueriez de faire baisser le ROI de votre logiciel GTA. En effet, pour tirer pleinement profit de ce nouvel outil, il est important d’aider chacun à l’utiliser de manière optimale, et cela passe naturellement par la formation.

Dans l’optique de bien encadrer votre projet d’implémentation d’un logiciel GTA et d’en maîtriser le budget, faites-vous aider dès le départ par un intégrateur qui va dresser le cahier des charges avec vous, identifier tous les points importants et vous aider à optimiser toutes les parties du budget qui peuvent l’être.

Intégrateur e2Time, Sigma vous aiguille de A à Z dans ce nouveau projet, des premières réflexions de faisabilité jusqu’à la formation de vos équipes, sans oublier le paramétrage et l’interfaçage avec vos autres outils.