Simplifier les process, améliorer la productivité des équipes, automatiser un maximum de tâches et réduire les erreurs : le déploiement d’un logiciel GTA (Gestion des Temps et Activités) apporte de nombreux bénéfices. S’il est bien choisi et correctement implémenté dans l’organisation, ce logiciel offre en général un retour sur investissement très satisfaisant. Comment en tirer pleinement profit ? Découvrez les principaux critères incontournables pour bien le choisir !

Les principales fonctionnalités de votre logiciel GTA, premier critère de choix

Tous les logiciels de gestion des temps et activités n’offrent pas forcément les mêmes fonctionnalités. Avant de choisir, il convient donc de détailler vos besoins concrets, afin de savoir si les solutions candidates sont en mesure de les satisfaire ou non.

Les principales fonctionnalités qu’on peut trouver sur un logiciel de Gestion des Temps et Activités sont bien évidemment le suivi des temps de présence et des heures effectuées, la gestion des plannings, le traitement des congés et absences ou encore la génération de reportings.

Mais un logiciel plus complet peut inclure d’autres fonctionnalités utiles, et même complémentaires entre elles : la gestion des badges et systèmes de pointage, la mise à disposition d’un portail RH pour centraliser les informations ou même la prise en charge des notes de frais, par exemple.

De plus, chaque fonctionnalité peut être plus ou moins approfondie d’un outil à l’autre. Par exemple, certains logiciels GTA permettent d’aller plus loin dans la gestion des plannings, en croisant méthodiquement les données des plannings individuels avec celles des plannings d’équipe et les modules de gestion de projet. Concernant la mise à disposition de tableaux de bord et la génération de reportings RH, chaque logiciel peut également être plus ou moins pointu, avec des options de personnalisation plus ou moins nombreuses selon les cas.

Sigma, partenaire de l’outil de Gestion des Temps et Activités E2Time, intègre dans votre organisation cette solution à la fois complète, flexible et personnalisable qui répond à un large panel de besoins : contactez-nous pour la découvrir et poser toutes vos questions à un expert.

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Les besoins de connexion avec d’autres logiciels

L’installation dans votre entreprise d’une solution GTA vous sera réellement profitable uniquement si le logiciel fonctionne en synergie avec les autres applications que vous utilisez au quotidien, dans les équipes RH comme dans les autres départements de l’entreprise.

Naturellement, les données de votre logiciel de gestion des temps et activités doivent pouvoir communiquer avec la solution de paie que vous utilisez. Mais vous améliorez encore votre productivité et l’efficacité de vos actions si vous synchronisez aussi ce logiciel GTA avec les outils comptables utilisés, par exemple.

L’interfaçage des différents logiciels offre un grand nombre de bénéfices : non seulement il permet de gagner du temps et de l’argent, mais il offre aussi l’opportunité de supprimer les doubles saisies et de simplifier le contrôle de toutes les variables de paie.

E2Time est un logiciel qui s’interface avec tout votre écosystème :

Gestion comptable : intégration des notes de frais, export multi-formats vers votre logiciel de comptabilité.
Gestion de la paie : synchronisation automatique, 100 % fiable et sécurisée de toutes les données variables de paie.

Les solutions Silae et E2Time fonctionnent en synergie et vous garantissent une gestion harmonisée des temps de travail et de la paie.

Les spécificités en termes de planning

Par définition, un logiciel de gestion des temps et activités permet bien évidemment de créer et synchroniser des plannings de présence. Mais au moment d’implémenter cet outil dans votre écosystème, faites le point sur vos besoins concrets en termes de planning, car toutes les solutions n’ouvrent pas forcément l’accès à la même complexité.

Si vous devez gérer des disponibilités sur plusieurs sites (sites, sous-sites et différents services) ou encore adapter des règles de calcul à différentes contraintes légales (conventions collectives, accords d’entreprise ou encore contrats de travail), renseignez-vous bien sur ce qui est possible avec le logiciel que vous souhaitez mettre en place.

Sigma vous accompagne dans le déploiement de votre nouvel outil de GTA. Notre partenaire E2Time offre une grande flexibilité en matière de création et de gestion des plannings, tout en permettant aussi une bonne adaptabilité face aux différentes réglementations qui encadrent vos métiers.

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La prise en charge des modes de travail hybrides

Dès lors qu’une entreprise recourt au télétravail, ses besoins en matière de logiciel de gestion des temps et activités évoluent. Très concrètement, cet outil peut s’adapter assez facilement à des modes de travail hybrides, à partir du moment où il a été pensé pour en amont.

E2Time a été spécifiquement pensé pour s’adapter à tous les modes de travail, y compris quand ils sont hybrides. En plus de son module de gestion des plannings très complet et personnalisable, le logiciel inclut des fonctionnalités de gestion des présences sur site et des jours de télétravail. Avec E2Time, non seulement vous automatisez les tâches, mais vous préservez à la fois la qualité de vie au travail et la productivité des collaborateurs.

La qualité de l’expérience utilisateur

Déployer un nouvel outil de gestion des temps et activités vous offre l’occasion d’optimiser les processus dans l’entreprise, mais pas que ! Celui-ci peut aussi simplifier la vie des collaborateurs, et même améliorer leur bien-être au travail (notamment en réduisant les tâches chronophages et répétitives).

Ainsi, pour tirer pleinement profit de votre logiciel GTA, privilégiez ceux qui s’appuient sur une interface conviviale et ergonomique, qui sera rapidement adoptée par les équipes.

Par exemple, on recommande de s’assurer que la saisie des temps reste simple et à la portée de tous, dans la mesure où cette tâche va concerner tous les collaborateurs (et ceci quel que soit leur niveau en informatique).

E2Time offre une interface facile à prendre en main, et Sigma vous accompagne dans l’adoption de cet outil, jusqu’à la formation et le support une fois celui-ci en place.

La taille de l’entreprise

Un bon logiciel de GTA peut en théorie fonctionner dans toutes sortes d’entreprises. Malgré tout, au moment de choisir votre solution, assurez-vous que celle-ci soit adaptée à vos contraintes (métiers, nombre de collaborateurs, besoins spécifiques).

D’une manière générale, plus l’entreprise est grande et complexe, plus le niveau de personnalisation exigé va être élevé.

L’accompagnement de l’intégrateur

La phase de paramétrage fait partie des étapes clés pour tirer pleinement profit de votre logiciel de gestion des temps et activités. En effet, mieux le logiciel sera configuré, mieux celui-ci sera en mesure de s’adapter à vos besoins concrets et de faciliter le quotidien de vos équipes.

Ainsi, pour tout projet de déploiement d’un nouveau logiciel, y compris quand il s’agit d’une solution de GTA, assurez-vous de faire appel à un intégrateur expert et capable de vous proposer un accompagnement de A à Z.

Depuis plus de 50 ans, Sigma, éditeur, intégrateur et infogéreur, accompagne les entreprises dans leurs projets de transition digitale. Attachés à la compréhension des besoins de nos clients, nous leur dédions un support personnalisé. Cette équipe interne, basée dans les locaux de Sigma, associe efficacité et réactivité pour apporter pleine satisfaction à chacun.

Le support et la maintenance

S’il est primordial de pouvoir s’appuyer sur un intégrateur expert et disponible dans le déploiement d’un logiciel GTA, cherchez également un prestataire capable de poursuivre son accompagnement une fois le déploiement finalisé.

En effet, la formation des administrateurs et managers au nouveau logiciel va par exemple faciliter son adoption, et vous permettre d’avoir plus rapidement un vrai retour sur investissement. Chacun sera capable d’être autonome à 100 % pour l’exploiter pleinement. De plus, en cas de souci, vous serez rassuré de pouvoir vous reposer sur un support parfaitement disponible pour vous aider.

Les mises à jour régulières constituent aussi un vrai point fort, aussi bien pour s’assurer de toujours respecter la réglementation que pour corriger les éventuelles failles de sécurité. Avec un logiciel 100 % SaaS comme E2Time, vous bénéficiez de mises à jour continues sans aucune contrainte, puisque celles-ci peuvent être faites de manière automatisée et à distance.

Les modèles de tarifs proposés

Qu’il s’agisse du prix d’un logiciel SIRH ou du prix d’une solution de gestion des temps et activités, vous faites dans tous les cas face à des concurrents qui peuvent proposer différents modèles de tarification.

De nos jours, la majorité des solutions GTA sont en 100 % SaaS, ce qui permet de les utiliser depuis n’importe quel poste connecté à Internet, au bureau comme en télétravail et sur application mobile.

Le plus souvent, ces solutions SaaS sont proposées par le biais d’abonnements qu’on paie régulièrement. Mais dans certains cas, il se peut aussi qu’en parallèle de cet abonnement, le client doive s’acquitter d’une licence au déploiement du logiciel.

Afin de vous appuyer sur un budget clair dès le départ, renseignez-vous bien sur les éventuels coûts cachés, qui peuvent par exemple être liés à la formation des collaborateurs ou au déploiement des mises à jour.

Pour bien budgétiser ce projet de nouveau logiciel GTA, pensez en même temps :

Aux coûts initiaux : le prix d’achat (coûts de déploiement du logiciel), la licence et/ou l’abonnement ;
Aux coûts de maintenance : le support technique, la formation ;
Aux coûts sur le long terme : évolutivité du logiciel.

Si vous prenez en compte tous ces éléments, vous allez assez facilement pouvoir estimer le retour sur investissement et avoir une vision claire de l’intérêt de votre projet sur le moyen terme.

La conformité réglementaire

Tout logiciel de gestion des temps et activités de qualité doit naturellement se conformer aux réglementations, et garantir un traitement 100 % conforme de tous les calculs.

Il ne suffit pas de respecter les conventions, il faut aussi que la solution soit en mesure de s’adapter aux pratiques propres à votre entreprise. C’est la raison pour laquelle on privilégie toujours les logiciels agiles et adaptables, associés à un paramétrage savamment mené par l’intégrateur.

Puissant outil pour automatiser les processus RH et faciliter la gestion de nombreuses tâches potentiellement chronophages au quotidien, le logiciel de GTA offre généralement des ROI très satisfaisants et plutôt rapides. Il contribue aussi à faciliter la communication d’informations entre tous les collaborateurs, à faire respecter les droits de chacun et ainsi à éviter les litiges. Mieux encore, le fait de vous équiper d’un puissant outil comme E2Time vous permet, via l’automatisation des processus et la centralisation des informations, de montrer beaucoup plus simplement votre conformité avec le Code du travail en cas de contrôle.

S’il est bien choisi, paramétré soigneusement et présenté à vos collaborateurs de manière à faciliter son adoption, ce logiciel devient un puissant moteur de transformation des processus et de gain de temps dans l’entreprise.