Qu’elle soit totale ou partielle, l’externalisation de paie permet aux entreprises qui font ce choix de maîtriser leurs coûts, mais également de fiabiliser leurs processus et de libérer les équipes RH des tâches chronophages. À l’heure où différentes typologies d’externalisation de paie existent, comment choisir entre une externalisation partielle ou totale ?

Rappel : l’externalisation de paie, qu’est-ce que c’est ?

Le principe de l’externalisation de paie est simple : l’entreprise qui choisit d’externaliser fait appel à un prestataire pour gérer tout ou partie de son processus de paie.

Le rôle du prestataire de paie va être de construire les bulletins de paie, calculer l’ensemble des cotisations sociales, assurer le respect des réglementations et maintenir une veille continue à ce sujet. En parallèle, cet interlocuteur va aussi être en mesure de gérer la partie déclarative (déclarations sociales, déclarations fiscales).

Le périmètre de cette externalisation peut être plus ou moins large en fonction des besoins de l’entreprise cliente, raison pour laquelle on parle d’externalisation partielle ou d’externalisation totale de la paie.

Les différences entre externalisation partielle et externalisation totale de la paie

L’externalisation de paie totale : définition

Dans le cadre d’une externalisation de paie totale, tout le processus de paie est délégué à l’interlocuteur chargé de l’externalisation. Dans ce cas, l’entreprise cliente ne régit aucune formalité liée à la paie, et n’a pas besoin d’employer d’équipe pour la partie paie.

La seule obligation côté client est de transmettre les documents et informations en temps et en heure, chaque mois, pour que la paie puisse être établie sans encombre : primes, frais professionnels éventuels, heures supplémentaires, augmentations salariales, arrêts et accidents du travail ou nouvelles embauches par exemple.

L’externalisation de paie partielle : définition

Dans le cadre d’une externalisation de paie partielle, l’entreprise fait appel à un prestataire pour une partie du processus de paie, mais elle continue de s’occuper de certaines tâches. Il peut y avoir plusieurs niveaux d’externalisation de paie partielle, en fonction des besoins propres à chaque entreprise.

Concrètement, le prestataire de paie vient assister son client sur une partie du processus au regard de ses besoins spécifiques. En général, il fournit un logiciel de paie comme Silae ou Teams RH par exemple.

Ce logiciel va permettre d’automatiser une partie du processus consistant à générer un bulletin de paie. Non seulement l’édition de la paie devient plus simple, mais les risques d’erreurs diminuent dans le même mouvement.

Bien sûr, le prestataire peut accompagner son client dans le paramétrage de cet outil de paie en fonction de ses conventions collectives et des règles internes à l’entreprise. Cela fait partie des prestations d’une externalisation de paie partielle.

Dans tous les cas, l’enjeu ici est dans la répartition des tâches entre le client et son prestataire. Quelle que soit la forme d’externalisation choisie, le client doit récolter les informations pour permettre à son prestataire d’établir la paie. Ensuite, il peut décider de garder ou non la main sur certains processus en fonction de ses objectifs, de ses contraintes et de ses priorités.

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Externalisation totale ou partielle, comment choisir ?

Une question de ressources avant tout

L’externalisation de paie partielle nécessite malgré tout une équipe ou quelques collaborateurs en place pour gérer la partie paie interne à l’entreprise. Si vous n’avez pas de ressources, l’externalisation totale semble un meilleur choix dans un premier temps.

Si vous avez déjà une équipe en place, votre objectif va être d’établir la stratégie d’externalisation partielle la plus pertinente pour collaborer de manière efficace avec votre prestataire.

L’externalisation peut aussi être un moyen de donner à votre équipe paie du temps pour se consacrer à des missions plus stratégiques.

La complexité de vos processus de paie

D’une entreprise à l’autre, la complexité des processus de paie n’est pas identique. Par exemple, il peut y avoir plusieurs conventions collectives différentes ou encore des primes variables d’un poste à l’autre. Dans ces cas spécifiques, la paie demande plus de temps et d’expertise – et cela implique aussi de choisir les bons outils pour l’établir.

Une paie plus complexe à élaborer peut aussi être plus facilement soumise à un risque d’erreur. Face à cette réalité, l’externalisation totale apparaît comme un choix plus sûr.

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Le nombre de bulletins de paie à éditer chaque mois

Le coût d’une externalisation totale de la paie varie en fonction du nombre de bulletins à éditer chaque mois. Pour les très grandes entreprises qui ont beaucoup de salariés, la possibilité d’avoir des tarifs dégressifs peut rendre l’externalisation totale particulièrement attractive.

Afin de comparer l’externalisation totale avec l’externalisation partielle, on recommande donc de bien calculer le coût de revient par bulletin de salaire. C’est la meilleure manière d’évaluer la rentabilité de chaque alternative.

Le niveau de contrôle dont vous avez besoin

Avec l’externalisation de paie partielle, vous pouvez garder le contrôle sur certains éléments et, par exemple, conserver certaines données sensibles de votre côté pour plus de sécurité. Vous choisissez ce que vous externalisez et ce que vous conservez en interne.

Mais l’externalisation de paie totale, bien qu’elle vous laisse moins de possibilités en termes de contrôle, vous permet d’alléger de manière nettement plus importante la charge de travail. Votre priorité doit être de faire appel à un prestataire de confiance, capable de s’engager sur des niveaux de service (SLA) et un support vraiment disponible pour vous.

Les besoins en termes d’évolutivité et flexibilité

Si vous avez besoin d’une solution de paie qui évolue avec vous, l’externalisation totale peut être un choix pertinent. En effet, même si vous « grandissez » vite et que votre masse salariale augmente sensiblement, vous n’aurez pas d’ajustements à prévoir sur le plan organisationnel. Même les changements structurels d’entreprise peuvent être conduits facilement avec un prestataire qui assume la totalité de votre paie : c’est son métier, il est habitué à s’adapter.

Vous risquez davantage de subir les changements structurels avec une externalisation partielle, dans la mesure où vos processus que vous conservez en interne peuvent être affectés. Malgré tout, l’externalisation partielle vous permet aussi de décider de ce que vous confiez à votre prestataire ou pas : elle reste un levier très intéressant pour composer avec un contexte changeant.

L’externalisation de paie, qu’elle soit totale ou partielle, est un excellent choix pour mieux maîtriser votre paie, réduire les erreurs et rationaliser vos dépenses. Afin de savoir quel est le format le plus adapté, n’hésitez pas à interroger votre prestataire pour vous faire conseiller et accompagner vers les meilleures stratégies.