Augmentation de la masse salariale, réorganisation des process dans une optique de productivité et de maîtrise des coûts : plusieurs raisons peuvent inciter les entreprises à externaliser tout ou partie de leur paie. En effet, les tâches de saisie et de contrôle des bulletins de paie, mais aussi les déclarations administratives associées et la veille / mise en conformité / aux obligations légales peuvent être prises en charge par un prestataire externe. Quels sont les avantages et les enjeux de cette externalisation de paie ?

Externalisation de paie : définition et principe

D’après l’INSEE, on compte en France plus de 27 millions de salariés en 2023… Et autant de bulletins de paie à éditer chaque mois pour les entreprises. La gestion de la paie étant complexe, chronophage et exigeante sur de nombreux plans, les entreprises peuvent choisir de confier leur paie à un prestataire externe, ou faire appel à un éditeur / intégrateur de logiciel de paie pour mettre en place un nouvel outil informatique. On parle alors d’externalisation de paie.

Confier les tâches de paie à un prestataire : comment ça marche ?

Lorsque vous souhaitez faire appel à une entreprise externe pour votre paie, vous pouvez lui confier plusieurs missions telles que :

L’établissement des bulletins de paie
La gestion des déclarations sociales (DSN)
L’administration du personnel (contrats, embauches, départs)

Cette liste n’est pas exhaustive : l’externalisation existe à différents niveaux, avec une charge de travail plus ou moins importante du côté du prestataire. Par exemple, quand on souhaite déléguer un maximum de tâches, il est tout à fait possible d’aller jusqu’à externaliser à la fois la paie et tous les processus RH (recrutement et gestion des talents, arrivées et sorties, mise en place des contrats de travail, etc.).

L’enjeu, quand on externalise une grande partie de sa paie, est de bien transmettre toutes les informations du côté de l’entreprise cliente. En effet, dans ce type de collaboration, la responsabilité reste partagée entre les deux acteurs :

L’entreprise cliente est responsable de l’intégrité et de la qualité des données transmises;
Le prestataire est responsable du traitement de ces informations, dans le respect de toutes les réglementations en vigueur.

Sélectionner un prestataire éditeur ou intégrateur de logiciel de paie

L’externalisation de paie peut également impliquer de faire appel à une entreprise qui vous fournit un outil de paie éprouvé. Le but, alors, est de simplifier, automatiser et fiabiliser un maximum de processus liés à la paie.

Dans ce cas, votre éditeur intégrateur va se charger de plusieurs missions, comme :

La mise en place de l’outil et son paramétrage dans le respect de vos réglementations, conventions et accords ;
La formation des collaborateurs amenés à utiliser le logiciel de paie ;
La maintenance et le support.

Comment choisir et mettre en place une solution d’externalisation de paie ?

Connaître vos besoins et ressources à disposition

Le choix entre une externalisation totale ou le recours à un logiciel de paie dépend des ressources dont vous disposez déjà en interne. Très concrètement, si vous n’avez pas d’équipe pour traiter la paie, il va falloir déléguer un maximum de tâches à votre prestataire.

Mais si vous disposez déjà de collaborateurs engagés dans la gestion et l’édition des bulletins de paie, vous pouvez plutôt leur fournir un outil de travail qualitatif. Ainsi, vous allez garder la maîtrise sur vos processus de paie, tout en les améliorant.

Vous ne savez pas quels choix faire en matière d’externalisation de paie ? Contactez Sigma ! Votre conseiller vous apportera un accompagnement personnalisé et des solutions sur-mesure, calquées sur vos besoins et ressources.

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Mettre en place et / ou adapter les process à l’externalisation de paie

Quel que soit le niveau de sous-traitance choisi, vous devez pouvoir vous appuyer sur des process clairement définis, fiables et adaptés à vos besoins / outils pour une gestion de paie efficace, qui réduit autant que possible les risques de commettre des erreurs.

Par exemple, vous devez être en mesure de réunir chaque mois les éléments variables de paie nécessaires à l’établissement de toutes les fiches de paie (absences, congés payés, RTT, heures supplémentaires ou complémentaires, maladies, etc.) pour les transmettre à votre prestataire de paie.

Vous avez également besoin de vous appuyer sur des données fiables, afin d’éviter toute erreur nécessitant des corrections. Ne l’oubliez pas, ces erreurs peuvent entraîner un allongement des délais d’édition des bulletins de paie et du versement des salaires, mais aussi des erreurs de déclaration avec des rattrapages sur le paiement des charges sociales par exemple.

Une fois toutes les données collectées et authentifiées, vos process en place doivent permettre de les transmettre aux chargés de paie (en interne ou en externe, selon votre degré d’externalisation) qui vont les traiter et les communiquer aux organismes sociaux. Les logiciels de paie sont pensés pour simplifier les écritures / tâches de saisie et éviter au maximum les erreurs, mais cela ne dispense naturellement pas d’effectuer les contrôles requis une fois la paie éditée, pour éviter toute coquille et rectifier au plus vite la moindre erreur.

Attention : la mise en place de process de gestion de paie est une tâche exigeante, nécessitant un maximum de rigueur. Il ne faut pas oublier que plusieurs contraintes réglementaires impactent l’édition de la paie (déclarations sociales, conventions collectives, etc.), et que le moindre retard peut affecter sérieusement votre entreprise. Un retard dans le versement des salaires, par exemple, va générer des problèmes du côté des collaborateurs et peut vite avoir un effet « boule de neige » au sein des équipes.

Externalisation de paie : quels avantages et quelles limites ?

Les avantages de l’externalisation de paie

L’externalisation de paie se présente comme une belle opportunité, pour les entreprises qui font ce choix, de se recentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Un gain de temps précieux pour se consacrer à d’autres missions
Un coût réduit en termes de personnel et de temps
Des erreurs de saisie plus rares, une paie plus fiable
Une conformité réglementaire garantie, grâce à une veille juridique et une veille sociale côté prestataire de paie

L’externalisation de paie vous intéresse ? Qu’elle soit partielle ou totale, Sigma s’adapte à vos besoins.

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Les limites de l’externalisation de paie

Sur beaucoup de plans, l’externalisation de paie apporte des avantages significatifs aux entreprises qui font ce choix. Cependant, il convient de préciser que cette externalisation ne sera possible et bénéfique que si vous vous appuyez sur des processus de paie et de gestion du personnel autant fluides que fiables.

Il n’est pas rare de devoir repréciser ou même revoir complètement sa méthodologie en matière de paie au moment de choisir l’externalisation. Un mal pour un bien, car conserver de mauvaises habitudes dans la paie peut pénaliser sévèrement les organisations concernées !

L’externalisation de paie : quel principe et quels avantages ?