Si vous avez déjà mis en place un processus complet d’onboarding pour vos nouveaux collaborateurs, avez-vous pensé à établir une check-list d’offboarding ? Dans beaucoup d’entreprises, on anticipe assez peu le départ des collaborateurs, et on ne dispose pas de ressources internes pour bien gérer la situation et éviter tout oubli. Afin de préserver et même d’améliorer votre marque employeur, vous avez pourtant tout intérêt à soigner votre offboarding : découvrez quelques clés pour y parvenir.

Un ancien collaborateur reste un ambassadeur de votre entreprise

Il suffira d’accéder à son CV – ou même, encore plus simple, à son profil Linkedin – pour savoir que votre ancien collaborateur a déjà travaillé chez vous. Ainsi, même quand une personne ne fait plus partie de votre effectif, elle continue d’avoir un impact sur l’image que les autres peuvent avoir de votre entreprise – et notamment les candidats en quête d’un nouvel emploi.

Vous avez tout intérêt à laisser un souvenir positif de son départ à chaque collaborateur, sans quoi celui-ci risque de délivrer une image peu valorisante de votre entreprise… Avec des impacts qui peuvent être significatifs sur votre facilité à recruter de nouveaux talents.

Plus généralement, plusieurs démarches administratives et process doivent être mis en place au moment du départ d’un employé (qu’il s’agisse d’une démission, d’une rupture conventionnelle ou même d’un licenciement). Pouvoir vous appuyer sur un processus clairement établi et sur des outils adaptés à vos besoins, c’est vous donner toutes les chances de bien gérer ce départ, afin qu’il reste un moment agréable pour tous (responsables, employé concerné et collègues inclus).

5 conseils pour réussir votre process d’offboarding

Une fois l’importance de l’offboarding intégrée dans les esprits, la nécessité de mettre en place un processus de gestion des départs des collaborateurs semble évidente. Afin de vous lancer dans ce travail de manière méthodique et efficace, voici 5 conseils incontournables.

Intégrer toutes les étapes de l’offboarding au process

Lorsqu’on parle d’offboarding, on fait écho à toutes les démarches inhérentes au départ du collaborateur d’une entreprise : le respect des obligations légales et réglementaires en matière de rupture du contrat de travail, la gestion de toute la partie administrative, les entretiens de départ, le rapport d’étonnement ou encore la restitution de tous les accès, tout le matériel et toutes les données de l’entreprise qui auraient pu être conservées par le collaborateur.

Votre check-list d’offboarding doit inclure chaque tâche incontournable dans tous ces domaines, sans oublier ne serait-ce qu’un détail. Avant de vous lancer dans l’élaboration du process, vous devez avoir une compréhension totale et globale de ses enjeux.

Communiquer le départ auprès de tous les collaborateurs

Le départ d’une personne dans l’entreprise ne doit pas être considéré comme un tabou. Afin d’entretenir une atmosphère saine et de permettre le dialogue entre tous les collaborateurs, il faut être en mesure de communiquer l’information à toutes les autres équipes. On peut évidemment organiser un petit événement pour se dire au revoir de manière parfaitement respectueuse et bienveillante.

Préparer le remplacement du collaborateur pendant l’offboarding

Le remplacement du collaborateur peut être réalisé en interne, via une gestion des compétences directement liée aux emplois des autres salariés. Parfois, le candidat idéal se trouve déjà dans votre effectif, et cela peut vous faire gagner du temps en matière de recrutement et formation.

Si vous ne trouvez pas le bon profil dans vos murs, le recrutement se fait de manière traditionnelle. Quand cela est possible, il ne faut pas hésiter à mettre en place une formation du collaborateur qui va remplacer celui sur le départ. Bien sûr, il n’est pas toujours simple de réaliser ce travail, car les deux employés ne vont pas forcément se rencontrer : souvent, le remplaçant arrive après le départ du remplacé.

Si tel est le cas, mettez en place toute l’organisation nécessaire pour récupérer les informations utiles auprès du collaborateur qui s’en va. Assurez-vous de pouvoir communiquer au futur salarié les éléments indispensables pour faire son travail dans de bonnes conditions et s’intégrer parfaitement à sa nouvelle mission.

Anticiper la récupération de tout le matériel

Lors de son dernier jour en entreprise, votre collaborateur sur le départ ne doit pas oublier de rendre son matériel, ses badges d’accès et de se déconnecter complètement du réseau de l’entreprise. Afin que ce process soit explicitement établi, préparez une check-list de départ que vous transmettez quelques semaines en avance au collaborateur. Ainsi, il peut s’organiser pour s’assurer de tout restituer au moment opportun, sans oubli.

Faire preuve de rigueur sur toutes les démarches administratives

Qu’il s’agisse du versement du solde de tout compte, de l’établissement d’un certificat de travail ou encore du remboursement des frais en cours, n’oubliez aucun élément administratif important au départ du salarié. Là encore, avoir mis en place un processus ou une check-list permet de réaliser ces tâches plus méthodiquement. Certains logiciels de gestion des ressources humaines peuvent aussi vous aider à mieux vous organiser dans cette phase, et à rationaliser vos processus d’offboarding.

N’oubliez pas, enfin, d’inviter votre collaborateur à un dernier entretien pour recueillir son point de vue. L’objectif peut être de mieux comprendre les raisons de son départ, mais aussi de savoir comment optimiser votre organisation pour mieux fidéliser vos collaborateurs à l’avenir. C’est aussi l’occasion de partir dans de bons termes, en faisant preuve de bienveillance et de respect les uns envers les autres.

L’offboarding, un enjeu clé pour votre marque employeur